Cómo hacer una reunión one to one útil y efectiva
Si eres mánager de equipos, puede que más de una vez te hayas propuesto una reunión one to one para mejorar la cantidad y la calidad de feedback que le das a los miembros de tu equipo, porque sabes que es una herramienta clave en su motivación a corto y largo plazo.
Si de vez en cuando te preguntas por qué su rendimiento ha bajado, por qué parecen más desmotivados o cuál sería el modo de revertir estas situaciones, lo primero que se te habrá venido a la cabeza será tener una reunión one to one con esa persona.
Todos sabemos que las reuniones one to one son una herramienta esencial para cualquier mánager que quiera mejorar la comunicación, fortalecer relaciones y aumentar la productividad en su equipo.
Y vale, tenemos claras las nociones generales de una reunión one to one, pero ¿te suelen funcionar? ¿Ves los resultados que buscabas a priori?
Nuestra intención con este post no es solo que te vayas de aquí sabiendo lo que es una reunión one to one, sino que seas capaz de planificarlas y estructurarlas de manera que sean útiles (pero de verdad) y no solo un mero trámite. Que unas semanas después de la reunión veas los resultados y logres los objetivos que, como mánager, te habías propuesto.
¡Vamos allá!
¿Qué es una reunión one to one?
Una reunión one to one es un encuentro entre un mánager y un miembro de su equipo de manera individual y separados del resto del equipo.
¿Y por qué la reunión es individual y no con todo el departamento? Porque precisamente se pretende conocer opiniones individuales y dar feedbacks únicos, personalizados y más cercanos.
Estas reuniones permiten discutir el desempeño, establecer objetivos y abordar cualquier preocupación tanto del mánager como del trabajador de manera más privada y confidencial. A diferencia de las reuniones grupales, en este caso las reuniones one to one ofrecen al empleado una sensación de espacio seguro para una comunicación abierta y sincera.
¿Por qué hacer reuniones one to one?
Sabemos lo que son, pero ¿por qué tener una reunión individual con cada miembro de tu equipo si puedes reunirlos a todos y ahorrar tanto su tiempo como el tuyo?
Pues resulta que los beneficios de las reuniones one to one son múltiples, y puede que te interesen.
Mejoran la comunicación
Las reuniones one to one facilitan una comunicación clara y efectiva. Los miembros de tu equipo tienden a sentirse más cómodos compartiendo sus pensamientos y preocupaciones en un entorno privado. Esto, como mánager, te permite abordar posibles problemas de manera más directa y eficiente.
Contribuyen al desarrollo del equipo
A través de las reuniones one to one, los mánagers pueden identificar áreas de desarrollo para cada miembro del equipo, estableciendo así objetivos acordes para cada trabajador. Si estableces objetivos personalizados para cada persona y les ofreces los recursos y el apoyo necesarios para alcanzarlos, la tasa de éxito se multiplicará.
Aumentan la motivación
Las reuniones one to one permiten a los mánagers hacer una labor de reconocimiento a los logros de sus empleados. Esto va a aumentar la motivación y el compromiso, ya que las personas de tu equipo se van a sentir valoradas y apreciadas por su trabajo.
Modelos de reuniones one to one
Modelo motivacional
El modelo de reuniones one to one motivacional el mánager pone el foco de forma personal en cada miembro del equipo, ayudándole a detectar por qué puede estar pasando un momento de menor motivación o compromiso con la misión de la empresa.
En este modelo, el objetivo de la reunión one to one es dar al empleado las herramientas, los recursos y el feedback necesario para poder superar el bache, siempre con una comunicación asertiva.
Las reuniones one to one motivacionales son ideales para destacar los logros recientes de un empleado, mencionar sus puntos fuertes y ofrecer apoyo.
Modelo de desarrollo
En este tipo de reuniones, el enfoque está en el crecimiento profesional y el desarrollo de las habilidades y puntos fuertes del trabajador.
El papel del mánager en este caso pasa por detectar esas fortalezas y ofrecer nuevas proyectos u oportunidades en las que el empleado pueda desarrollarlas.
Este tipo de modelo de reuniones one to one es clave para fidelizar y cuidar el talento de la empresa, asegurándose de que los miembros del equipo disfrutan de sus tareas y mantienen la motivación por sus proyectos.
Modelo integrador
Mediante este modelo de reunion one to one, el mánager en este caso puede que haya percibido cierta falta de adhesión del empleado en concreto al grupo. El objetivo de esta reunión one to one es detectar posibles situaciones de acoso, discriminación, mal clima laboral…
El líder debe adoptar un papel conciliador y encontrar los posibles motivos de este mal clima o mala adhesión, permitiendo una comunicación sincera y fluida por parte del trabajador y sabiendo encontrar el camino para solventar la situación, tomando como referencia precisamente las versiones de las reuniones one to one de cada implicado.
Cómo hacer una reunión one to one efectiva
Ahora ya sabes lo que se entiende técnicamente por una reunión one to one, y también que tipos de one to one hay. Pero seguro que todo esto ya lo tenías más o menos claro.
Aquí has venido no solo a aprender sobre aspectos técnicos y teóricos, sino a descubrir cómo hacer (de verdad) una reunión one to one que te sea útil a ti y a tu equipo, que funcione, en la que se vean los resultados que buscas.
Parecía fácil, pero una vez empiezas a llevarlas a cabo, te habrás dado cuenta de que a veces se convierten más en un trámite que en una herramienta real. ¡Gran error!
Desaprovechar una herramienta tan potente en people como es una reunión one to one, va a definir en gran medida tu papel cómo líder. Por aquí te vamos a dejar un paso a paso de cómo estructurar, preparar y llevar a cabo una reunión one to one para que esté bien procedimentada y, por tanto, logre sus objetivos.
Preparación previa
Antes de la reunión, revisa bien el desempeño reciente del empleado y anota los puntos clave que deseas discutir, tanto buenos como malos.
En el momento en el que sepas qué es lo que quieres conseguir en esta reunión, sabrás bien qué modelo de reunión one to one quieres utilizar. ¿Quieres aumentar la motivación de una empleado en concreto? ¿O pretendes discutir cuál será su desarrollo futuro en la empresa? ¿O quizá has notado problemas personales entre compañeros y necesitas esta reunión para aclararlos y solucionarlos?
Establecer una agenda clara
¿Cuántas veces te has bloqueado una hora para una reunión one to one y se te ha acabado alargando más de la cuenta? Antes del one to one, define los temas que se tratarán durante la reunión y ponles una extensión aproximada.
Puesto que el objetivo de la reunión one to one es la comunicación, es normal que se pueda llevar a divagar más de la cuenta, alejando el encuentro de los objetivos.
No olvides compartir la agenda con el implicado en el one to one, esto le ayudará a entender sobre qué temas hay que incidir y qué se pretende lograr.
Crear un ambiente cómodo
Asegúrate de preparar el lugar de la reunión para que sea y se sienta cómodo, privado y sin distracciones. Hazle entender a la persona con la que vas a reunirte que es la protagonista del encuentro, y recuerda que tu papel como líder este caso es más el de la escucha activa que el de la comunicación directa.
Necesitas sinceridad y honestidad por parte del miembro del equipo, así que lo menos que puedes hacer como su mánager para hacerle sentir cómodo en esa tesitura es ofrecerle lo mismo por tu parte.
Ofrecer feedback constructivo
Proporciona feedback específico y constructivo, destacando tanto las áreas de mejora o puntos más débiles, pero también haciendo ver los logros y las fortalezas. Puedes utilizar técnicas de feedback como el Modelo SCI (Comenta primero la Situación, luego el Comportamiento y, por último, el Impacto que éste tuvo). También puedes usar la técnica ‘sándwich’ (primero di algo positivo, luego coloca el feedback negativo y termina con otra cosa positiva).
Seguimiento post reunión one to one
Tener reuniones one to one procedimentadas está bien, pero si no haces un seguimiento posterior no van a servirte de mucho. Una vez que has agendado los 1:1 que necesitas, es importante que mantengas un seguimiento periódico (puede ser semanal, mensual o anual, dependiendo del plazo de los objetivos que hayas marcado) para comprobar si los objetivos u OKRs que tenías al preparar esa reunión one to one se han cumplido, están en proceso, o no han calado en el miembro del equipo.
Qué preguntas hacer en una reunión one to one
Igual de importante es tener la reunión one to one bien planificada y procedimentada como saber, más o menos, qué preguntas le quieres hacer a tu equipo. O, al menos, sobre qué les vas a preguntar. ¿Su desempeño? ¿Su motivación? ¿Los compañeros de su equipo?
Por aquí te dejamos ideas de preguntas concretas que puedes hacer en tus reuniones one to one, según el tema que quieras tratar.
Preguntas sobre el desempeño y la satisfacción
- ¿Cómo te sientes con respecto a tu trabajo actual?
- ¿Hay algún aspecto de tu rol que te gustaría cambiar o mejorar?
- ¿Qué te motiva a venir a trabajar cada día?
- ¿Sientes que tus habilidades y talentos se están potenciando al máximo?
Preguntas sobre el desarrollo profesional
- ¿Cuáles son tus objetivos profesionales a corto y largo plazo?
- ¿Hay alguna habilidad o área que te gustaría desarrollar más?
- ¿Qué recursos o apoyos necesitas para alcanzar tus objetivos?
- ¿Hay algún proyecto en el que te gustaría participar especialmente?
Preguntas sobre la colaboración y el ambiente de trabajo
- ¿Cómo te sientes trabajando con tu equipo actual?
- ¿Percibes algún conflicto dentro del equipo?
- ¿Te sientes apoyado por tus compañeros?
- ¿Y te sientes apoyado por tu/tus mánagers?
Preguntas sobre el feedback y la mejora continua
- ¿Estás cómodo/a con la cantidad de feedback que recibes actualmente?
- ¿Qué tipo de reconocimientos te suelen motivar más?
- ¿Cómo crees que podríamos mejorar nuestras reuniones one to one?
- ¿Qué cambios te gustaría ver en mí como tu mánager?
Preguntas sobre el bienestar y el equilibrio trabajo-vida
- ¿Crees que estás equilibrando bien tu trabajo y tu vida personal?
- ¿Hay algo que yo pueda hacer para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo?
- ¿Cuál es el porcentaje que te gustaría invertir en tu trabajo y cuál en tu vida personal?
- ¿Hay algún aspecto de tu bienestar laboral que te gustaría mejorar?
Conclusiones
Ahora sí que sí lo tienes todo para lograr el éxito en tus reuniones one to one: sabes lo que son, comprendes por qué son tan importantes, sabes que hay diferentes modelos para cada situación y eres capaz de planificarlas adecuadamente y hacer un seguimiento.
Y, por si fuera poco, ya tienes hasta alguna de las preguntas apuntadas.
Nosotros tenemos ya más que comprobado que estas reuniones pueden transformar por completo la dinámica del equipo, aumentando su motivación y su compromiso con el proyecto.
No se trata solo de resolver problemas, sino de conseguir construir relaciones sólidas y mantener un diálogo y una comunicación continuos. Con estas reuniones, vas a asegurarte de que todos en tu equipo se sientan valorados.
