Estilos de comunicación para mánagers: la comunicación como tu mejor aliada

La comunicación es el alma del liderazgo y uno de los pilares más importantes en la gestión de equipos. Sin embargo, para muchos mánagers, liderar con claridad y adaptarse a los estilos de comunicación que cada persona quiere o necesita puede convertirse en un gran reto. ¿El resultado de esto? Malentendidos, conflictos internos, falta de confianza, mal clima laboral…

Entender que no todas las personas se comunican de la misma manera es clave para comenzar a darle la importancia que merece a la comunicación efectiva.

Por ello, en este artículo vamos a explorar cómo identificar los diferentes estilos de comunicación, cómo estos afectan a las dinámicas de equipo y, lo más importante, qué herramientas puedes usar como líder para convertir por fin a la comunicación en tu mejor aliada, y no en tu peor enemiga.

¿Qué son los estilos de comunicación y por qué importan?

Los estilos de comunicación son las formas en las que las personas se expresan y reciben información. Van más allá de lo que decimos: incluyen el tono, la postura, los gestos, y hasta la frecuencia con la que intervenimos en una conversación. Entender estas diferencias es crucial para cualquier líder, porque cada miembro del equipo procesa la información de forma única.

Por ejemplo, un empleado con un estilo de comunicación pasivo podría interpretar un comentario directo como una crítica, mientras que alguien con un estilo agresivo podría minimizar una sugerencia e identificarla como una falta de firmeza. Si no adaptas tu liderazgo a estas dinámicas, corres el riesgo de generar fricciones innecesarias.

Los 4 estilos de comunicación en el trabajo

Existen cuatro estilos de comunicación predominantes que los expertos destacan en el ámbito profesional, aunque luego, como en todo, se pueden ir bifurcando o mezclando hasta formar muchos más.

Vamos a ver más en profundidad estos cuatro estilos de comunicación básicos:

1. Comunicación pasiva

Las personas con este estilo de comunicación suelen evitar expresar sus ideas o necesidades por miedo a generar conflictos. Aunque inicialmente parecen miembros del equipo tranquilos, con el tiempo esta falta de conversación puede traducirse en resentimientos internos, resignación y una falta de compromiso.

• Señales clave: Evitan el contacto visual, no les importan ni los logros ni los conflictos y utilizan frases como «Lo que tú prefieras» o «Me da igual». También suelen aceptar decisiones con las que no están de acuerdo con tal de no involucrarse más de la cuenta.

2. Comunicación agresiva

En el extremo opuesto, encontramos a los comunicadores agresivos, quienes priorizan sus propias opiniones y tienden a imponerlas sobre los demás. Estilos de comunicación como este pueden crear un ambiente tenso y dificultar la colaboración entre compañeros, así como empeorar el clima laboral.

• Señales clave: Interrumpen con frecuencia, tienen un tono alto o dominante y utilizan frases como «Esto tiene que hacerse de esta manera sí o sí».

3. Comunicación pasivo-agresiva

Este estilo combina la evitación del conflicto con expresiones indirectas de frustración, como el sarcasmo o comentarios ambiguos. Es uno de los estilos más dañinos, ya que genera desconfianza y bloqueos en la dinámica del equipo.

• Señales clave: Hacen promesas que no cumplen, usan frases como «No era para tanto» o «Qué exagerado/a» y muestran resistencia pasiva ante los cambios.

4. Comunicación asertiva

Este es el estilo de comunicación más efectivo. Las personas asertivas son claras y respetuosas al expresar sus necesidades, fomentando un diálogo abierto y constructivo. Los equipos con más comunicadores asertivos suelen tener un clima laboral positivo y una productividad más alta.

• Señales clave: Utilizan un tono calmado, respetan los turnos de palabra y expresan sus opiniones con frases como «Creo que deberíamos considerar esta opción porque…»

Cómo adaptar los estilos de comunicación para maximizar el rendimiento de tu equipo.

Los estilos de comunicación no son solo una herramienta para evitar malentendidos; son aquello que conecta a cada miembro del equipo con los objetivos comunes. Cuando un mánager adapta su comunicación a las necesidades de su equipo, no solo mejora la comprensión mutua, sino que también promueve la colaboración, reduce conflictos y mejora el rendimiento general.

Ahora que ya tienes claro lo que es cada estilo de comunicación, te damos unas guidelines para que puedas utilizarlos a tu favor como tu mejor ventaja estratégica. Desde identificar las preferencias de comunicación de tu equipo hasta implementar estrategias prácticas para fomentar un ambiente laboral más positivo.

1. Identificar los estilos de comunicación dentro del equipo

Antes de poder ajustar tu estilo como líder, necesitas comprender cómo se comunican los miembros de tu equipo. No todos se expresan de la misma manera, y tratar a todos por igual puede dar como resultado malentendidos y frustración.

¿Cómo identificar los estilos de comunicación de tu equipo?

• Lenguaje corporal y tono: Observa cómo interactúan en reuniones. ¿Son más reservados, directos o expresivos?
• Patrones de comportamiento: Nota si alguien tiende a evitar conflictos (pasivo), habla más que los demás (agresivo) o utiliza indirectas para expresar opiniones (pasivo-agresivo).
• Preferencias comunicativas: Pregunta directamente cómo prefieren recibir información o feedback. Algunos empleados valoran conversaciones cara a cara, mientras que otros prefieren correos electrónicos o mensajes estructurados.

2. La clave: adaptar tu estilo de comunicación como líder

Una vez identificados los estilos de comunicación predominantes en tu equipo, el siguiente paso es ajustar tu enfoque.

Y ojo, que con esto no queremos decir que tengas que cambiar tu tipo de liderazgo o tus valores, hablamos más bien de de ser lo suficientemente flexible para saber conectar con cada persona de la manera en la que él o ella lo necesitan.

Cómo adaptar tu comunicación a tu equipo:

• Con comunicadores pasivos: Genera un ambiente seguro donde puedan compartir sus ideas, sus deseos o sus desacuerdos. Por ejemplo, en reuniones, dirige hacia ellos preguntas abiertas como: «¿Qué opinas sobre este enfoque?» o «¿Cómo te sentirías si te incluyo en este nuevo proyecto?».
• Con comunicadores agresivos: Mantén la calma y establece límites claros. Refuerza la importancia de respetar las ideas de los demás con frases como: «Gracias por tu opinión, ahora vamos a escuchar la de todos los demás antes de tomar una decisión».
• Con comunicadores pasivo-agresivos: Aborda las conductas de manera directa pero empática. Prueba con frases como: «He notado que no estás cómodo con este proyecto. ¿Qué podemos cambiar para que te sientas mejor?».
• Con comunicadores asertivos: Anímales a liderar discusiones grupales y modela el comportamiento asertivo como líder. Sé claro en tus expectativas, escucha activamente y valida las ideas de los demás con frases como: «Esa es una buena perspectiva, ¿cómo crees que podemos implementarla?».

3. Fomentar un estilo de comunicación asertivo en todo el equipo

El estilo de comunicación asertivo no solo es el más equilibrado, sino también el más efectivo para equipos de alto rendimiento. Fomentarlo ayuda a los empleados a expresar sus ideas y necesidades sin miedo, mientras a la vez respetan las perspectivas de los demás.

Estrategias para fomentar la asertividad:

1. Talleres de comunicación: Organiza formaciones o talleres que enseñen a los empleados a dar feedback, expresar opiniones y gestionar posibles conflictos.
2. Refuerzo positivo: Destaca ejemplos de comunicación asertiva en reuniones. Por ejemplo: «Me gustó cómo Ana expuso su idea y al mismo tiempo preguntó qué opinaban los demás.»
3. Feedback estructurado: Crea un espacio para la retroalimentación abierta y constructiva. Por ejemplo, introduce dinámicas de «Lo que funcionó y lo que se puede mejorar» al final de algunos proyectos.
4. People Analytics: Puedes utilizar directamente herramientas de people analytics para conocer mejor las necesidades de tu equipo, pudiendo detectar necesidades y puntos de mejora en cuanto a asertividad.

Herramientas para mejorar la comunicación en el equipo

Más allá de entender los estilos de comunicación, como líder puedes aprovechar una combinación de herramientas digitales y prácticas interpersonales para mejorar muuucho la comunicación dentro de tu equipo. Nosotros te dejamos por aquí algunas ideas, pero siempre serás tú el que sepa mejor cuáles utilizar en tu caso personal:

1. Implementa herramientas de comunicación diaria

Utiliza plataformas como Slack o Trello para centralizar la comunicación. Esto va a reducir malentendidos y a mejorar la transparencia en los proyectos.

2. Fomenta una cultura de feedback

Convierte el feedback una práctica habitual y normalizada en el equipo. Por ejemplo, introduce dinámicas como «Feedback Friday», donde todos comparten algo positivo y algo a mejorar.

3. Capacita a tu equipo en habilidades comunicativas

Si ves que los estilos de comunicación se han convertido en un problema relevante en tu equipo, no dudes en organizar formaciones o talleres sobre comunicación asertiva, escucha activa y resolución de conflictos.

4. Usa herramientas como mapas de empatía

Adapta herramientas útiles como el mapa de empatía para comprender cómo cada miembro del equipo percibe su entorno, qué piensa, qué siente… Esto te permitirá personalizar tu estilo de liderazgo.

5. Establece protocolos claros de comunicación interna

Un equipo que sabe cómo comunicarse es un equipo que trabaja con claridad y propósito. Como mánager, establece protocolos claros sobre cómo, cuándo y con quién comunicarse. Y, casi más importante: cómo, por dónde o cuándo NO comunicarse.

El impacto de mejorar los estilos de comunicación

Cuando inviertes tiempo y esfuerzo en perfeccionar la comunicación dentro de tu equipo, los resultados son palpables:

1. Mayor productividad: Las tareas se completan con mayor eficiencia al reducirse los malentendidos.
2. Mejor ambiente laboral: Los empleados se sienten escuchados y valorados, lo que mejora la moral del equipo.
3. Resolución de conflictos más efectiva: Al abordar los problemas de manera abierta, evitas que se conviertan en algo mucho más grande.
4. Desarrollo del equipo: Con una comunicación clara, los miembros del equipo pueden asumir roles de equipo de liderazgo y trabajar de manera autónoma.

Conclusión: los estilos de comunicación son un arte en evolución

Mejorar la comunicación dentro de un equipo no va a ocurrir de la noche a la mañana. Requiere práctica, paciencia y, sobre todo, disposición para adaptarte. Como mánager, recuerda que tu papel no es solo liderar, sino también crear un entorno donde todos se sientan capaces de comunicarse de manera efectiva.