Manual del empleado: qué es, ejemplos y guía paso a paso
Un manual del empleado no debería ser solo un documento que se entrega el primer día y luego queda olvidado en un cajón o en una carpeta de Google Drive. Cuando se diseña de manera estratégica, este recurso se convierte en una herramienta clave para la integración, el compromiso y la transparencia dentro del proceso de onboarding de una organización.
Pero, ¿cómo puedes conseguir que deje de percibirse como un simple archivolleno de normas y políticas corporativas?
En este artículo vamos más allá de la teoría: te explicamos qué es un manual del empleado, qué debe contener y, sobre todo, cómo diseñarlo para que realmente aporte valor a tu empresa, a ti y a tus nuevas incorporaciones.
¿Qué es un manual del empleado exactamente?
Un manual del empleado o employee handbook es un recurso utilizado para recopilar toda la información que un empleado necesita saber de la compañía para la que trabaja o va a trabajar.
Puede ser un documento (y normalmente lo es), pero también un sitio web interno, una newsletter, un chatbot… Cualquier recurso que pueda utilizarse para alojar toda la información que debe tener un manual del empleado.
¿Qué debe incluir un manual del empleado para que sea útil?
Más allá de ser una lista de normas y procedimientos burocráticos, manual del empleado realmente útil debe responder a preguntas clave que los empleados se hacen desde el primer día. ¿O acaso no te ha pasado a ti? Entras en una empresa nueva y hay muchas cosas que te gustaría saber para poder adaptarte mejor y más rápido al ritmo y al equipo. ¿Quién se ocupa de mi onboarding? ¿Cómo se hacen las cosas aquí? ¿A qué hora entra todo el mundo? ¿Se trabajará con plazos estrictos y tengo que acabar esta tarea para ayer?
Pues si quieres reducir la incertidumbre de tu nueva incorporación y agilizar el proceso de onboarding, estas son algunas de las cosas que te recomendamos que incluyas sí o sí en tu manual del empleado.
Bienvenida y propósito
¿Por qué existe la empresa y qué espera de sus empleados? Aquí es donde vas a poder transmitir al 100% la esencia y la identidad de la organización. Un mensaje del CEO o una historia breve sobre la evolución de la empresa o una descripción del cultural fit perfecto pueden generar mayor conexión con los nuevos trabajadores.
Estructura de la empresa y roles clave
No basta con copiar y pegar una imagen del organigrama y de los roles de equipo: explica bien cómo funciona la empresa en términos operativos:
- ¿A quién acudir en caso de dudas sobre nóminas? ¿Y sobre mi departamento?
- ¿De qué tareas se encarga cada departamento? ¿Si necesito un presupuesto, a quién se lo pido?
Normas esenciales (sin pasarse de burocracia)
Recuerda que esto no se trata de escribir un código de conducta con páginas y páginas de normas, sino de establecer básicos que una persona que acaba de entrar en una nueva empresa puede querer saber al principio. Por ejemplo:
- Horarios de trabajo y flexibilidad laboral.
- Uso de herramientas y dispositivos de la empresa.
- Políticas de teletrabajo y desconexión digital.
Beneficios y compensaciones
Un buen manual del empleado no solo habla de las obligaciones del empleado. Ahora que ya las has dejado claras, toca contar lo que la empresa ofrece a los trabajadores a cambio, ¿no? Aquí puedes incluir información sobre:
- Planes de salud, seguros y beneficios adicionales.
- Programas de formación y crecimiento profesional.
- Políticas de retribución, modelos de incentivos y reconocimiento.
Protocolos de actuación
A veces no es agradable hablar de ello, pero todo empleado debería tener claro qué hacer y a quién acudir si en algún momento tiene algún problema o duda en la empresa. Incluye pasos claros para casos como:
- ¿Qué hacer si tienes un conflicto con un compañero?
- ¿Cómo y a quién reportar una incidencia?
- ¿Cuál es el procedimiento para solicitar bajas o permisos especiales?
Extras, perks y procedimientos especiales
¿Ofreces algún extra como empresa? ¿Tenéis descuentos para empleados? ¿Hacéis convenios con otras empresas para poder utilizar sus servicios o productos? ¿Guardería en la oficina? ¿Cheque restaurante?
Aprovecha este apartado para contar las cosas especiales que hacéis como empresa y quién, cómo y cuándo se puede disfrutar de ello. Por ejemplo, el equipazo de Soluble compró una furgoneta camperizada a disposición de todo su equipo con un sistema de créditos.
¿Por qué un manual del empleado bien diseñado marca la diferencia?
En muchas empresas, los onboardings siguen teniendo una misma estructura: bienvenida a la oficina, este es tu sitio, estos son tus compañeros y esta es la clave de tu ordenador. ¿A que te suena?
Esto, por norma general, va a generar dudas, incertidumbre y a ralentizar mucho la integración del nuevo integrante del equipo.
Y precisamente para esto está el manual del empleado, para marcar la diferencia entre un onboarding usual y un o que marque la verdadera diferencia en términos de sentimiento de pertenencia y agilidad de la incorporación.
Con un buen employee handbook puedes conseguir todas estas cosas:
Reduce la curva de aprendizaje
El/la nuevo/a integrante del equipo no va a tener que hacer ninguna conjetura sobre el funcionamiento de la empresa y el encaje de su puesto en ella. Solo tendrá que echarle un vistazo al manual del empleado para resolver el 90% de sus dudas iniciales.
Refuerza la cultura de empresa
El manual del empleado se encargará de comunicar de manera clara, concisa y transparente los valores, el propósito del negocio y la historia y cultura empresarial.
Mejora el clima laboral inicial y a largo plazo
El hecho de dejar por escrito las normas básicas de convivencia y comportamiento, los procedimientos usuales y no tan usuales de la empresa, el organigrama de empresa… Que la nueva incorporación tenga todo esto claro va a mejorar a corto, medio y largo plazo todas las relaciones y lazos que haga.
¿Cómo hacer un manual del empleado que realmente funcione?
Tener un manual del empleado está bien claro, pero no siempre es suficiente: hay que asegurarse de que se lea, se use, se mantenga actualizado y sea útil y no un simple documento burocrático.
Hazlo accesible y fácil de consultar
Olvídate de los PDF interminables que nadie abre. Opta por formatos dinámicos, como:
- Un sitio web interno con preguntas frecuentes.
- Un documento interactivo con enlaces y vídeos explicativos.
- Un chatbot interno donde los empleados puedan hacer consultas rápidas.
Usa un lenguaje claro y humano
No conviertas el manual en un documento legal ininteligible. Utiliza un tono cercano y evita tecnicismos innecesarios.
Por ejemplo, en lugar de escribir:
«Los empleados deberán acatar las disposiciones relativas a la normativa de seguridad e higiene en el trabajo»
Mejor escribe:
«Para garantizar un buen clima laboral, estas son las tres reglas básicas que todos debemos seguir en la oficina…»
Involucra a los empleados en su creación
Los mejores manuales del empleado no se escriben solo desde las áreas de people. Recuerda: el manual es para los empleados. Puedes tener reuniones one to one con algunos de tus trabajadores para identificar dudas recurrentes que tuvieron en su onboarding y mejorar la calidad del documento.
Actualízalo periódicamente
Ojo, porque un manual del empleado no es un documento estático. Asegúrate antes de hacerlo de que vas a poder revisarlo cada cierto tiempo para que siempre refleje la realidad de la empresa.
Manual del empleado: ejemplos y buenas prácticas
Si buscas inspiración para mejorar tu employee handbook, aquí tienes algunos ejemplos que nos gustan mucho:
- Manual del empleado de Netflix: Se centra en la cultura de libertad y responsabilidad, más que en normas rígidas.
- Manual del empleado de Clango: Digital, interactivo y diseñado para ser consultado fácilmente.
- Manual del empleado de Valve: Redactado con un tono informal y amigable, lo que facilita su lectura..
Cómo medir el impacto del manual del empleado en la empresa
Vale, ya te has convencido de la importancia de tener un manual del empleado y has ido siguiendo los pasos para crear uno que te parece útil, dinámico y transparente. Pero ahora, ¿cómo puedes asegurarte de que realmente lo es? ¿De que el documento se lee? ¿De que resulta útil a las nuevas incorporaciones?
Para asegurarte de que el manual del empleado realmente cumple su función, puedes aplicar estas estrategias de medición:
- Encuestas a empleados nuevos y antiguos: pregunta si les ha resultado útil el contenido que hay y si han echado en falta algo.
- Análisis de dudas recurrentes en RRHH: si los empleados siguen preguntando lo mismo, quizás el manual no lo explica del todo bien.
- Tasa de consulta del documento: si es digital, puedes revisar cuántas veces se accede y qué apartados son los más visitados.
Conclusión
El manual del empleado no es solo un documento corporativo, es una gran oportunidad para mejorar la comunicación interna y fortalecer la cultura de empresa. Un buen manual no solo informa, sino que también motiva y orienta a los empleados, facilitando su integración y alineación con los valores y objetivos del negocio.
Si tu empresa aún no tiene un employee handbook bien diseñado o el actual está desactualizado, ¡es hora de renovarlo! Y si necesitas que te echemos un cable con ello, puedes escribirnos sin ningún compromiso.
