Análisis de puesto de trabajo: cómo reclutar al candidato ideal

El mundo del reclutamiento es dinámico, activo y proactivo. Si te dedicas a los recursos humanos habrás hecho decenas, incluso cientos de procesos de selección, y te habrás dado cuenta de que estos cada vez exigen más y más de ti como headhunter: más esfuerzo, más intensidad, más formación, más IT…

Precisamente por eso, y para no volvernos locos en el mundo del recruiting, el éxito radica en agilizar y optimizar los procesos de selección. Pero eso ya lo sabías, ¿no? Todos tenemos claro que, a medida que este mundo exige más de nosotros, para poder mantener el ritmo tenemos que aprender a maximizar el rendimiento. La clave está en saber cómo hacerlo, y te vamos a contar uno de nuestros mejores trucos.

Desde luego, lo que bien empieza bien acaba, y la mejor forma de llevar un proceso impecable es empezarlo con buen pie. Por eso hoy nos vamos a centrar en el principio del cronograma: cómo optimizar la fase de análisis de puesto de trabajo para rentabilizar los procesos de selección y atraer al candidato ideal.

Qué es el análisis de puesto de trabajo

Como vemos en el cronograma, el análisis de puesto de trabajo es una de las primeras fases en un proceso de selección. Una vez una empresa percibe que tiene una necesidad laboral que cubrir, se procede a tomar la decisión de abrir una vacante.

Ahora bien, para abrir esa vacante, tenemos que tener muy claro qué funciones queremos que cumpla la nueva incorporación. Aquí es donde entra la importancia del análisis de puesto de trabajo.

Por tanto, el análisis de puesto de trabajo es, en definitiva, el proceso de definir los límites del rol del nuevo trabajador, es decir, determinar cuáles serán sus responsabilidades, competencias, habilidades e incluso condiciones de trabajo. Del mismo modo, en un análisis de puesto de trabajo efectivo también deberá definirse dónde acaban estas responsabilidades y dónde empiezan las de un puesto de trabajo adyacente.

Imaginémoslo como una cadena de análisis de puestos de trabajo: donde acaban las responsabilidades y competencias de un empleado comienzan las de otro.

Por ejemplo, en una estructura básica de una empresa manufacturera, la cadena de trabajo esbozada sigue unos procesos asociados con un trabajador o conjunto de ellos. Donde comience un proceso, deberá comenzar un análisis de puesto de trabajo del mismo, y donde comience el siguiente será donde el primero termine.

Esta va a ser la única manera de lograr:

1. Que todas las necesidades productivas de la empresa estén cubiertas.
2. Que ningún trabajador asuma más responsabilidades de las que le corresponden.

Para qué sirve un análisis de puesto de trabajo

Ahora que ya hemos visto la importancia de realizar un análisis de puesto de trabajo, vamos a desglosar un poco todas las ventajas que tiene llevarlo a cabo de forma efectiva.

Como llevamos mencionando gran parte del post, los procesos de selección cada vez se vuelven más demandantes. Para cualquier departamento de recursos humanos, esto es un reto que hay que afrontar pensando siempre en la manera de evitar un burnout laboral del recruiter.

Esto significa que hay que encontrar el modo de simplificar los procesos, cosa que parece evidente y que, en definitiva, siempre se ha buscado.

Aunque sabemos que lo importante es el cómo, vamos a comprender primero el por qué.

La importancia de un análisis de puesto de trabajo efectivo en el tiempo de cribado

La mayor parte de las fases del recruiting tienen como objetivo atraer candidatos, pero he aquí la pregunta que deberíamos hacernos: ¿estamos dedicando esfuerzos a atraer muchos candidatos o a atraer a los candidatos adecuados para el puesto?

Cuantos más perfiles entren en una vacante, mayor y más arduo será el trabajo de cribado, por lo que quizá el objetivo de fases como el análisis de puesto de trabajo debería centrarse en la calidad de los candidatos que entren y no la cantidad de los mismos.

Un proceso de selección no es más exitoso cuantos más aspirantes tenga, sino cuanto más calificados estén estos para cubrir la vacante que se oferta. Centrando el tiro ahorrarás tu propio tiempo y esfuerzo además del del resto de personas que formen parte del proceso.

Una atracción de candidatos idónea

Al hilo de esto, no solo se trata de que el headhunter va a ahorrar mucho tiempo en cribado, sino de cuán efectivo va a ser el mismo.

Vamos a imaginar dos ofertas de trabajo:

¿Qué va a pasar en el caso 1?

En la oferta de empleo no has captado tus propias necesidades, no has hecho un análisis del puesto de trabajo interno, y por tanto tampoco lo has expresado externamente.

• Vas a recibir cientos de currículums: el cribado será un trabajo muy (muy) arduo.
• No vas a recibir candidatos aptos para el puesto: porque no has hecho un análisis del mismo ni lo has comunicado.
• Tu equipo de recruiters va a volverse loco: tardarán semanas en encontrar a alguien capacitado para el puesto.
• Conclusión: no vas a obtener al candidato idóneo y vas a gastar recursos en un proceso de selección que, a pesar de haber recibido cientos de candidaturas, no es exitoso ni efectivo.

 

¿Qué va a pasar en el caso 2?

Has hecho un análisis de puesto de trabajo claro y conciso y, una vez has determinado el tipo de puesto, el lugar del mismo, las competencias y sus necesidades, has elaborado una vacante con sentido (que además has comunicado correctamente).

• Vas a recibir menos candidaturas, pero la mayoría serán de personas que se adaptan al perfil.
• Los candidatos se han cribado solos: has especificado los requisitos del puesto gracias a tu análisis de puesto de trabajo.
• Vas a encontrar, muy probablemente, a tu candidato idóneo: tus recruiters lo van a tener mucho más fácil.

Lógicamente esto es un caso muy extremo y que (casi) nunca se da en la realidad, pero nos sirve para captar la importancia que tiene un buen análisis de puesto, ¿verdad?

Entrevistas mejor estructuradas

Gracias al análisis previo del puesto el entrevistador o entrevistadora va a saber perfectamente qué tiene que preguntar, qué tiene que pedir del candidato y qué tiene que ofrecerle, ya que en el análisis de puesto se han especificado competencias, límites y requisitos.

Tendrás la base perfecta para la posterior evaluación de desempeño

Hemos hablado de la importancia del análisis de puesto de trabajo en el reclutamiento, pero también es clave en el momento del onboarding y en las posteriores evaluaciones de desempeño que se hagan al trabajador.

Si sabes cuáles son las competencias de ese empleado, será muy sencillo poder evaluarlas. Gracias al análisis de puesto sabrás: cuáles son sus obligaciones, qué límites tienen y qué habilidades y competencias tiene el propio trabajador para poder cumplirlas.

Pero ahora, vamos a lo importante. ¡Por fin!

Cómo se hace un análisis de puesto de trabajo efectivo

Ahora que has leído todas las ventajas que tiene un buen análisis de puesto de trabajo, te habrá picado el gusanillo, y no es para menos.

Habrás visto que es la forma ideal de comenzar un proceso con buen pie, de atraer talento alineado con la cultura de la empresa a la vacante, de ahorrar trabajo, tiempo y recursos al recruiter y de hacer un perfecto onboarding y evaluación de desempeño posterior.

Factores a tener en cuenta para hacer un análisis de puesto

Antes de ponerte a redactar el análisis de puesto de trabajo, debes tener en cuenta que habrá varias variables que vas a tener que tener claras antes del análisis, entre ellas:

• La necesidad que se tiene que cubrir con el puesto.
• Los conocimientos, habilidades y competencias que tendrá que tener el candidato.
• En qué lugar del organigrama de empresa encajará y quién reportará.
• Los equipos y herramientas de trabajo de los que tendrá que disponer.
• Soft skills que su manager considere necesarias o relevantes en el puesto.
• Sus condiciones de trabajo.

Técnicas para extraer la información necesaria para la elaboración del análisis

Exacto, vas a necesitar bastante información previa. Pero no te preocupes, que también te damos ideas de cómo conseguirla:

• Entrevistas individuales a los posibles compañeros de equipo.
• Entrevistas individuales a los posibles mánagers.
• Entrevistas grupales entre departamentos.
• Documentación o ejemplos de puesto similares anteriores en la empresa.
• Cuestionarios.
• Observación propia.

Paso a paso para hacer un análisis de puesto de trabajo

Y ahora, lo que estabas esperando, un paso a paso sencillo y aglutinado sobre cómo hacer un análisis de puesto de trabajo que atraiga candidatos idóneos, es decir, uno de los buenos.

1. Detectar las necesidades de la empresa.

Si se ha tomado la decisión de abrir una vacante, es porque se ha detectado una necesidad productiva en la empresa. ¿Dónde se ha dado esa necesidad? ¿En qué parte de la cadena de valor hay una carencia? ¿Quién ha notado esa carencia?

2. Analizar las responsabilidades del puesto.

Si partes de la detección de necesidades, habrás averiguado dónde están las carencias del proceso productivo. Gracias a eso podrás establecer mejor las tareas y funciones que describirán el puesto, y también los límites de las mismas.

3. Establecer requisitos y competencias necesarias para asumir las tareas.

Ahora que ya sabes de qué tareas tendrá que ocuparse la nueva incorporación, pregúntate cosas. ¿Qué competencias le harán falta para cumplir con sus obligaciones? ¿Necesita alguna titulación en particular? ¿Cuántos años de experiencia? ¿Va a necesitar formación interna?

4. Decisiones de compensación y recursos.

Basándote precisamente en variables como los años de experiencia y titulaciones que se requerirán en el puesto, vas a poder empezar a definir: banda salarial de la vacante, recursos y materiales necesarios o tiempo estimado de onboarding.

5. KPIs y OKRs para la evaluación de desempeño

Establece, teniendo en cuenta competencias y compensación económica del puesto, cuál sería el rendimiento ideal del empleado. Con ello podrás definir KPIs y OKRs que en el futuro te ayuden a estructurar una evaluación de desempeño personalizada y perfecta para cada puesto.

¡Y así de sencillo! Si sigues estos pasos al pie de la letra el resultado será hacer un análisis de puesto de trabajo perfecto con el que puedas atraer a los candidatos ideales para la necesidad que la empresa que oferta la vacante necesite cumplir.